Quali sono le capacità produttive che ci aiutano ad ottimizzare il tempo?
da una ricerca di Steve Glaveski
Siamo tutti impegnati – così impegnati! Abbiamo bollette da pagare, un mutuo a cui pensare, bambini da accudire e, naturalmente, scadenze di lavoro da rispettare. Tutti questi impegni ci lasciano poco tempo per noi stessi e per coltivare relazioni significative con gli altri. Ma la buona notizia è che quando diciamo che abbiamo poco tempo a disposizione, ciò che intendiamo veramente è che siamo poveri di decisioni. E questo è qualcosa che possiamo cambiare.
La maggior parte di noi è incredibilmente attenta a come spendiamo i nostri soldi. Ma quando si tratta del nostro tempo, ci pensiamo a malapena. Diciamo sì a ogni sorta di richieste senza senso per il nostro tempo; consideriamo tutto come urgente; partecipiamo a riunioni inutili; ci rifiutiamo di delegare il lavoro per paura che la qualità venga compromessa; passiamo le nostre giornate attaccati alle nostre caselle di posta e ai nostri smartphone; e continuiamo ostinatamente a svolgere compiti che una macchina potrebbe fare per noi.
A differenza del denaro, però, il tempo non può essere recuperato.
È facile ricavare un senso di identità o di status dalla frenesia, ma a cosa serve in definitiva? Come ha notato l’infermiera Bronnie Ware nel suo libro The Top Five Regrets of the Dying, uno dei più grandi rimpianti che la gente ha avuto sul letto di morte è stato il fatto di aver lavorato troppo duramente.
Il primo passo verso l’ingresso dei nuovi ricchi – quelli che usano il loro tempo con saggezza, e quindi hanno il lusso di avere più tempo libero – è credere nel paradosso che si possa effettivamente fare di più in meno tempo, come Steve Gaveski ha scritto in “The Case for the 6-Hour Workday”. Rifiutarsi di credere a questo è rassegnarsi a una vita in cui si fissano gli schermi per undici ore al giorno. È una tua scelta.
Se scegliete di riprendervi il vostro tempo, ecco come iniziare:
1. Automatizzare
Al giorno d’oggi, tutti i tipi di attività possono essere automatizzati. Purtroppo, sono troppo pochi gli imprenditori e i dirigenti d’azienda che approfittano della moltitudine di strumenti economici e semplici, ma efficaci, presenti sul mercato.
Ecco un’istantanea (non esaustiva) di ciò che può essere automatizzato:
Legale: Data mining, revisione dei contratti
Vendite: Generazione di contatti, gestione dei leads, sviluppo di proposte, preparazione di riunioni, customer intelligence, informazioni sui clienti, ricerca sui concorrenti
Marketing: Modelli di e-mail e diffusione dei contenuti di marketing, riadattamento dei contenuti, distribuzione dei contenuti
IT: backup dei dati, gestione della rete, manutenzione del PC, creazione di account, trasferimento di file, estrazione dei dati
HR: Programmazione delle retribuzioni, reclutamento dei candidati
Sviluppo/programmazione: Script per copiare file ed eseguire azioni ripetitive, l’ottimizzazione delle immagini
Assistenza clienti: Sondaggi e questionari, richieste dei clienti
2. Affidare a terzi
I compiti orientati al processo che non possono essere automatizzati dovrebbero almeno essere delegati o esternalizzati. Se si tratta di un compito a basso rischio, ripetibile e non complesso che qualcun altro può fare per voi a una frazione della vostra tariffa oraria, perché lo fate ancora?
In un episodio del popolare podcast di Joe Rogan Experience, il fondatore di AngelList, Naval Ravikant, ha suggerito di fissare una tariffa oraria aspirazionale per te stesso e di rispettarla. “Non fare mai nulla con il tuo tempo per meno di quella cifra – sia che si tratti di partecipare a una riunione o di restituire un pacco da Amazon… Se devo restituire qualcosa, e costa meno della mia tariffa oraria personale, la darò via”.
Avendo lavorato con centinaia di imprenditori, spesso mostro loro la tabella qui sotto, creata dall’autore Perry Marshall, e chiedo: “Che percentuale del tuo tempo spendi in attività da 10 dollari l’ora?
“Circa la metà del mio tempo” è la risposta abituale. Quando faccio pressione sulle persone per l’esternalizzazione, rispondono senza un briciolo di ironia: “Non ho tempo per farlo!
Bisogna spendere tempo per guadagnare tempo, ma come l’interesse composto, a lungo termine si risparmia esponenzialmente più tempo di quanto si investe.
“Ma mi bastano pochi minuti al giorno per farlo!”. Anche un’attività che richiede 5 minuti al giorno, 5 volte al giorno, aggiunge fino a 15 giorni lavorativi all’anno, senza contare i costi di commutazione cognitiva.
3. Utilizzare la comunicazione asincrona
“È un male necessario”. Queste sono state le parole di un ex direttore di una delle principali banche australiane.
Avevo chiesto perché 12 persone dovevano essere presenti per un incontro periodico di tre ore, quando 10 di loro non avevano più di cinque minuti ciascuno di contributi utili da dare.
Non era un male necessario, era solo inefficiente e improduttivo.
Questa mancanza di responsabilità, e la tendenza a esternalizzare la responsabilità attraverso riunioni multi-persona, email con moltissime persone in copia, lascia la produttività dell’azienda stagnante e il morale dei dipendenti basso.
Un approccio migliore è la filosofia del “ci arrivo quando mi fa comodo” che è al centro della comunicazione asincrona. La realtà è che la maggior parte delle cose non richiede una risposta immediata e che le riunioni non dovrebbero essere usate solo per comunicare informazioni; per questo abbiamo la posta elettronica e la messaggistica istantanea.
Se la discussione è giustificata, allora provate a programmare riunioni più brevi, con tempi di 15 o 30 minuti, invece dell’ora obbligatoria, che è ancora oggi l’orario predefinito nella maggior parte delle organizzazioni. E se non è necessario tenere una riunione (di solito non lo è), provate ad utilizzare uno di questi strumenti di comunicazione asincrona: Asana, Trello, Basecamp, Airtable.
4. Smettere di trattare tutte le decisioni come decisioni importanti
E’ difficile parlare di comunicazione asincrona senza fare riferimento a quelle che Jeff Bezos di Amazon chiama decisioni di tipo 1 e tipo 2: le decisioni di tipo 1 sono grandi, complesse, irreversibili e ad alta posta in gioco. Le decisioni di tipo 2 sono reversibili. Se sbagliate, potete fare ammenda senza che sia stato causato troppo, o forse nessun, danno.
La maggior parte delle nostre decisioni sono decisioni di tipo 2, e dovrebbero essere prese rapidamente. Meno decisioni vengono trattate come decisioni di tipo 1, meno tempo sarà consumato dalle riunioni e dalle comunicazioni.
5. Provare a raggruppare i compiti
Il multitasking è un mito, e il cambio di mansioni ci lascia improduttivi ed esausti, ma questo non significa che non possiamo raggruppare alcune mansioni.
Katherine Milkman, un’economista comportamentale della Wharton School della University of Pennsylvania, ha coniato il termine “tentazione al raggruppamento”. Si riferisce all’accorpare le cose che si vogliono fare con le cose che si devono fare, per aiutarsi a costruire abitudini positive.
Diciamo che il mio fisioterapista mi ha chiesto di inserire 30 minuti di allenamento per la mobilità nella mia giornata, tre volte a settimana. Potrei farlo da solo, oppure potrei combinarlo con qualcosa che voglio fare come guardare un documentario su YouTube, o anche rispondere a una chiamata in vivavoce.
Trovando meno scuse e investendo il tempo necessario per progettare il nostro lavoro e la nostra vita personale, non solo possiamo entrare a far parte dei nuovi ricchi, ma possiamo coltivare una vita più significativa e meno spiacevole.
Come diceva il filosofo stoico romano Seneca: “La vita è lunga se sai come usarla”.
Fonte: https://hbr.org/2020/04/productivity-skills-to-help-you-gain-time-back
